Assembleia online: veja como organizá-la no condomínio, utilizando o COM21

Assembleia online: veja como organizá-la no condomínio, utilizando o COM21



        



Assembleia Online  do  COM21  facilita a realização da Assembleia Condominial, pois permite que os moradores participem de todas as decisões condomínio. Permite a realização de votações de maneira segura e totalmente online.

Criando uma Assembleia Online no COM21:


Passo 1: Dados da Assembleia



A realização de assembleias com videoconferência é opcional. Para utilizar essa opção clique aqui para mais informações.

      

Passo 2: Descrição da Pauta


Essas informações ficarão disponíveis para todos os moradores assim que a assembleia for publicada no COM21 e poderá ser editada após sua publicação. É importante ressaltar que qualquer alteração na pauta gerará uma notificação aos condôminos.



Passo 3: Criando as Votações

Clique no botão  Adicionar Votação , preencha o cadastro da votação e clique no botão  Salvar .



Participantes podem alterar voto: 
essa opção permite que os participantes alterem seus votos enquanto a votação estiver aberta.  

Voto aberto para todas as unidades:  quando esta opção estiver definida como  ‘Sim’ , todos no condomínio saberão qual foi a opção de voto de cada votante. Com essa opção definida como  ‘Não’ , o voto é 100% anônimo.

Participantes visualizam resultado parcial:  o resultado parcial das votações ficará disponível para os condôminos.

Inadimplentes podem votar: 

  • Situação a: Inadimplentes podem votar? = não : apenas unidades adimplentes terão o voto liberado automaticamente ao publicar a assembleia.
  • Situação b: Inadimplentes podem votar? = sim : todas as unidades terão o voto liberado automaticamente ao publicar a assembleia.

É possível  negar  ou  liberar  o voto de uma unidade manualmente. Para isso, acesse a tela de  Liberação de voto .




Informações relevantes:


  • Não há limite para quantidade de perguntas por  assembleia;
  • gestor pode configurar cada pergunta exigindo resposta obrigatória;
  • É  necessário que o gestor crie as perguntas e configure os tipos de respostas.

Tipos de respostas: 

  • R esposta aberta:  permite que os participantes digitem um texto para sua resposta.
  • Múltiplas respostas : várias alternativas de resposta e os participantes podem selecionar mais de uma opção como resposta.
  • Única resposta:  várias alternativas de resposta e os participantes podem selecionar somente uma opção como resposta.

Exemplo de votação:




Publicando ou salvando Rascunho


É possível salvar uma assembleia como rascunho para posterior edição ou publicá-la imediatamente.


Ao publicar uma nova assembleia online,  todos  os moradores do condomínio ou associação serão notificados via sistema. Essa notificação será enviada por E-mail/Push/SMS (Contratado)/WhatsApp (Contratado).


IMPORTANTE:  a s votações da assembleia  SEMPRE  serão criadas com  status rascunho . Para que os condôminos possam ter acesso e votar, é necessário  publicar cada votação  na tela  Editar Assembleia .



Enquanto a assembleia estiver aberta, o administrador/síndico poderá criar outras votações através o botão  ADICIONAR NOVA VOTACÃO  na tela  Editar Assembleia .





O encerramento de uma votação poderá ser feito manualmente pelo administrador/síndico através do botão  Encerrar .




Informações importantes:

  • Votações publicadas  não  poderão ser excluídas, mas sim  canceladas
  • Votações publicadas serão encerradas automaticamente no encerramento da assembleia. 
  • Votações em rascunho serão excluídas automaticamente no encerramento da assembleia. 


Notificações




Push no APP Android e/ou IOS:



Sempre que uma votação é publicada, o COM21 encaminhará uma notificação para os condôminos.

gestão da assembleia  está disponível  somente  na versão web do COM21 , porém os  participantes podem optar por participar pelo navegador web ou aplicativo através do Android e/ou IOS.


Marcando presença na Assembleia Online


Todos os convocados podem marcar presença na assembleia online, porém só os condôminos elegíveis podem votar. Após marcarem presença na assembleia, os participantes terão seu voto liberado de acordo com as regras de liberação de voto estabelecidas durante a criação da assembleia. A votação ficará disponível somente após a publicação da votação e no horário de início definido para a assembleia.


IMPORTANTE:  Ao receber a notificação de nova assembleia online, os participantes e votantes já podem marcar a presença. Esta opção estará disponível até o horário de encerramento da assembleia online e pode ser acessado através do menu  Assembleia . Esse acesso poderá ser feito pelo aplicativo. Os votantes que optarem por participar pelo navegador web devem ter seu voto liberado assim como nos aplicativos.


Exemplo de marcação de presença:


Através da Web:



Através do aplicativo:





 Exemplo de Votação:

   






O votante poderá consultar sua opção de voto em qualquer momento. Para alterar o voto, somente se a regra estabelecida inicialmente permitir.






Encerrando assembleia online no COM21


A assembleia somente será encerrada após o administrador/síndico acessar o sistema e realizar o encerramento manual. Essa funcionalidade permite que uma assembleia fique disponível pelo tempo desejado pelos gestores e de acordo com a necessidade de cada condomínio. Ao encerrar uma assembleia, automaticamente todas as votações em aberto são encerradas.


A assembleia online deve ser encerrada no COM21 através do navegador web. Para exportar o resultado da votação na assembleia online, clique no ícone  Visualizar Assembleia   .


É muito importante exportar os resultados das votações, pois elas serão as  evidências de voto resultado  e  presença  online de cada votante.



Assim, será exportada a lista com informações sobre  quantidade   de   votos perguntas  e  votantes , caso tenha sido configurado  voto aberto


Além do resultado da votação e formulário de votação, também é possível extrair a lista de presença eletrônica. 


Com a lista de presença eletrônica, o registro de todas as participações fica registrado automaticamente no sistema. Além disso, também fica evidenciado o meio utilizado na votação, evitando fraudes. 


De acordo com a PL 1179/2020, o apontamento do voto por meio eletrônico já confirma sua presença e passa a ter valor legal como assinatura.


Nos preocupamos em disponibilizar em uma única lista meios de auditar todas as participações durante a Assembleia Online. Isso é muito importante, pois facilitará junto ao cartório, no momento do registro da ata e lista de presença. 




IMPORTANTE:  orientamos que este e os demais documentos necessários sejam anexados juntamente com a ata, ao encerrar a assembleia online. 





Preenchendo a ata da assembleia online




Clique no botão  Salvar .


Agora já é possível encerrar oficialmente a assembleia online (Hora início 15h – Hora término às 16h).


Ao encerrar, todos os moradores serão notificados e terão acesso a ata e anexos da assembleia online, através do COM21.


Para encerrar clique em  Encerrar Assembleia .




Imediatamente a assembleia online passará para o Status 
Finalizada .





Importante:  a ata da assembleia poderá ser preenchida após o encerramento da assembleia.


Notificação de assembleia encerrada (E-mail):




Notificação de assembleia encerrada (aplicativo do COM21):



Ata, anexos e gráficos com resultado das votações encerradas pelos moradores:



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