Orientações 

O menu Espaços e Serviços possui os seguintes submenus: 

1. Nova Reserva;
   

1. Histórico de Reservas;
   

1. Configurações;
   

1. Grupos;
   

1. Relatórios.
   

Antes de verificar os demais submenus, é necessário passar pelo menu de Configurações para realizar as configurações gerais e definir as regras para reservas dos espaços e serviços.

Configurações

Ao clicar em configurações, o sistema apresentará a relação dos espaços e serviços que foram cadastrados no Condomínio21 financeiro e integrados ao COM21. 

Escolha o espaço e clique em Editar. 

Na tela de configurações há duas abas: Configurações gerais e Regras de reserva. 

Na aba de Configurações Gerais, informe a Capacidade de Ocupação, situação do espaço (ativo ou inativo).

Selecione uma imagem ilustrativa para representar o espaço.

É possível inserir imagem real na galeria de fotos (até 6 fotos com no máximo 10MB cada). Clique em Salvar.

Na aba de Regras de Reserva, defina todas as regras de reserva por condomínio.

Intervalo de horários

Informe o intervalo em horas que deve ser considerado na montagem da agenda de funcionamento do espaço.

Exemplo: Segunda-feira - horário de funcionamento é 8:00 às 22:00.

Intervalo de escala = 00:30.

Definir tempo mínimo de alocação – Definir o horário mínimo para locação: Ex: Horário mínimo de 08:00hs.

Definir tempo máximo de alocação - Definir o horário máximo para locação: Ex: Horário máximo de 23:59hs.

Definir tempo de antecedência mínima para efetivar a reserva - Definir em dias ou horas o tempo mínimo para solicitar uma reserva. Ex: 24 horas, 1 dia.

Caso o espaço não comporte mais de uma reserva no dia, configure a opção Períodos de funcionamento. Quando configurado dessa forma, o condômino ao realizar a reserva visualizará somente o horário definido. Vejo o exemplo:

Observação: Quando habilitado a opção períodos de funcionamento, os recursos definir tempo mínimo e tempo máximo serão desabilitados. 

O recurso definir tempo de antecedência mínima continua ativo para configuração. 

Definir tempo de antecedência mínima para efetivar a reserva: definir em dias ou horas o tempo mínimo para solicitar uma reserva, exemplo: 24 horas, 1 dia.

Horários de funcionamento

Informe o horário inicial e final de funcionamento por dia da semana e clique em Adicionar.

Orientações gerais 

Espaço destinado para inserção de dicas e orientações sobre a reserva do espaço. Exemplos: não utilizar som alto, gentileza realizar entrega do local limpo, deixar lista de presença na portaria e assinar o termo de uso na portaria no dia do evento, entre outros.

1. Visualizar dados da unidade responsável pelo agendamento: para consultar informações da unidade que é responsável pelo atendimento.
   

1. Definir o motivo da reserva: caso queira que o condômino informe o motivo da reserva no ato do agendamento é necessário habilitar essa opção. Dessa forma, quando o condômino for realizar uma reserva, ele deverá informar o motivo da reserva.
   

1. Possui lista de convidados: possibilita ao condômino no momento da realização da reserva inserir nomes dos convidados.
   

Datas indisponíveis

Possibilidade de criar uma regra de bloqueio da agenda. É possível definir por dia ou período em que a agenda não estará liberada para reserva. Exemplo: natal, recesso, obra do salão que vai ocorrer por um período específico, entre outros.

 

Definir data limite para requisição de reservas: quantidade de dias após a data atual que o usuário poderá reservar. Selecione essa opção para limitar as reservas em datas muito posteriores à data atual. É possível limitar em dias uma data máxima para reserva.  

Restrições de utilização

1. Definir o intervalo de tempo necessário para reutilização do espaço: informe o número de dias ou horas em que o espaço poderá ser novamente utilizado após a última reserva.

1. Definir o limite de reserva por unidade: informe a quantidade de reservas de um espaço que poderão ser realizadas por cada unidade em um determinado período. 
   

1. Exemplo: cada unidade poderá reservar o espaço por até 2 vezes ao mês, nesse caso, quantidade será igual a 2 e período (dias) igual a 30.

1. Definir o limite de reserva por espaço: informe a quantidade de reservas de um espaço que poderão ser realizadas em um determinado período.
   

1. Exemplo: o espaço poderá ser reservado até 3 vezes por semana, nesse caso, quantidade será igual a 3 e período (dias) igual a 7.

1. Não contabilizar a reserva após sua utilização no período: essa configuração permite que à medida que forem utilizadas as reservas, o usuário poderá fazer novas no período determinado.

Exemplo: são permitidas 2 reservas num período de 30 dias.

Se agendar uma para o dia 1/8 e outra para 7/8, ao chegar no dia 2/8, considerando que a reserva do dia 1/8 já foi utilizada, há uma nova reserva disponível para uso.

Inadimplência

1. Marque a opção Sempre quando a unidade inadimplente não for impedida de reservar o espaço.
   

1. Marcar a opção Permitir reservar com até...dias de inadimplência e preencher o número de dias de inadimplência em a unidade não é impedida de realizar a reserva. Após o número de dias informado nesse campo, a unidade inadimplente não poderá reservar o espaço.
   

1. Quando inadimplente não puder reservar, não habilite nenhuma das opções. 
   

Aprovação e Cancelamento

1. A reserva necessita ser aprovada: marque essa opção, quando a autorização da reserva necessitar de aprovação do Síndico ou Administrador.
   

1. Definir a antecedência mínima para cancelamento da reserva sem cobrança: marque essa opção e informe o número de dias ou horas de antecedência em que a reserva poderá ser cancelada pelo morador sem que seja gerado uma cobrança pelo cancelamento.
   

1. Definir lista de espera: marque essa opção para habilitar a lista de espera. Ao habilitar esse recurso é necessário informar o tempo limite em dias ou horas para confirmação da reserva quando esta estiver disponível.
   

1. Mensagem de confirmação da reserva: escreva e edite uma mensagem que será apresentada ao condômino assim que efetivar a reserva. Para isso, é necessário habilitar a opção Ativar mensagem de confirmação. 
   

Termos de uso de confiabilidade do espaço 

Escreva e edite as principais regras e o termo de uso que serão apresentadas ao condômino assim que efetivar a reserva. Para isso, é necessário habilitar opção Ativar termo de uso.

Nova reserva

Após ter feito todas as configurações por condômino e habilitado o serviço como ativo o sistema já disponibiliza o espaço para agendamento de reservas.

Clique em cima da imagem da reserva, escolha o dia e horário e clique em Reservar.

Confirme a unidade, habilite as opções de lista de convidados e termos de uso, caso tenha e clique em Confirmar reserva.

Histórico de reservas

Nesse menu é possível visualizar as reservas que estão pendentes para aprovação, aprovadas e canceladas.

Grupos

É comum ter em um mesmo condomínio o salão de festas e o espaço gourmet, e esses dois espaços pode ocupar o mesmo local. Para trabalhar de acordo com a convenção do condomínio é necessário definir regras para o grupo criado, como por exemplo, não permitir que mais de um espaço desse grupo seja reservado no mesmo dia.  

Em Grupos, clique no + para criar um novo grupo.

Informe o nome do grupo (Salão de festas e Espaço Gourmet), selecione os espaços que estarão no grupo e defina a regra para o grupo. 

Regras de Simultaneidade

1. Não permitir que um morador faça reservas em mais de um espaço deste grupo no mesmo dia e horário: impede que o morador faça reserva em mais de um espaço do grupo no mesmo dia e horário. Exemplo: Grupo de Espaço contém Salão de Festas e Espaço Gourmet. Morador realizou a reserva do Salão de festas e se tentar realizar outra reserva no outro espaço do grupo no mesmo dia e horário o sistema não permitirá. 

1. Não permitir que um morador faça reservas em mais de um espaço deste grupo no mesmo dia: impede que o morador faça reserva em mais de um espaço do grupo no mesmo dia. Exemplo: Morador realizou a reserva do Salão de festas e se tentar realizar outra reserva no outro espaço do grupo no mesmo dia o sistema não permitirá. 

1. Não permitir que mais de um espaço desse grupo seja reservado no mesmo dia: impede que mais de um espaço do grupo seja reservado no mesmo dia.  Exemplo: Grupo de Espaço contém Salão de Festas e Espaço Gourmet. No dia que houver uma reserva para o Salão de festas o sistema não permitirá que nenhuma unidade reserve o Espaço gourmet nesse mesmo dia. 
   

1. Não permitir que mais de um espaço desse grupo seja reservado no mesmo dia e horário: impede que mais de um espaço do grupo seja reservado no mesmo dia e horário.  Exemplo: Grupo de Espaço contem Salão de Festas e Espaço Gourmet. No dia que houver uma reserva para o Salão de festas o sistema não permitirá que nenhuma unidade reserve o Espaço gourmet nesse mesmo dia e horário. 
   

Relatórios

O sistema permite emitir relatório em formato PDF com as reservas que estão agendadas em um determinado período.

Acesse todos os nossos conteúdos através de nosso canal no YouTube: