A funcionalidade está disponível para versão web do COM21. Para acessar, busque no menu lateral esquerdo por “Malote Digital”. Ao clicar nele será aberta a tela principal com a lista de todos os malotes já criados e seus respectivos status.

Ainda na tela principal é possível clicar no botão “Novo” para se criar um malote. Será apresentada uma nova tela onde deverão ser incluídos os dados de identificação e caracterização do novo malote.

Basta preencher os campos exibidos para seguir com a criação:

Assunto: Campo obrigatório para definir um nome que identificará o malote.

Aprovadores: Indique qual o perfil de usuário será responsável por aprovar ou rejeitar o malote.

Mês Referência: Selecione o mês ao qual o malote está relacionado.

Data de Vencimento: Informe a data prevista para vencimento do malote, o preenchimento deste campo é opcional.

Valor do Malote: Indique o valor financeiro total representado pelo malote, em caso de anexar múltiplas notas ficais por exemplo, lembre-se de indicar a somatória dos valores de todas elas. O preenchimento deste campo é opcional.

Arquivos: É obrigatória a inclusão de ao menos 1 arquivo. Para fazer a inclusão basta clicar no botão “Adicionar Arquivo(s)”

Após concluir o preenchimento, basta clicar no botão enviar, assim um novo item será criado com sucesso.

Todos os novos malotes são criados automaticamente com o status “Aprovação Pendente”.

Interagindo com os malotes:

Enquanto um malote estiver com o status de aprovação pendente, é possível interagir com ele fazendo a inclusão de um comentário, aprovando ou rejeitando e, o usuário que criou o malote tem a possibilidade de editar algumas informações.

Quando um aprovador seleciona um malote, ele verá a seção de status, é exatamente nela onde estão localizadas as ações de aprovar e de rejeitar, basta escolher a opção desejada e confirmar a ação.

Imagem mostrando botões de aprovar e rejeitar ativos:

Também é onde fica as ações de editar, mas essa opção fica disponível apenas para o usuário que criou o malote.

 

Outro recurso muito útil é o de incluir comentários, pois através deles é possível manter um canal de comunicação entre o remetente e o aprovador, por exemplo: O síndico envia um malote com uma serie de notas fiscais para a administradora, mas quando o administrador responsável pelo condomínio avalia os documentos ele percebe um problema em uma das notas, ao invés de apenas rejeitar o malote informando a divergência encontrada, ele pode fazer um comentário e solicitar que o síndico faça o ajuste necessário para a aprovação, bem como o síndico pode incluir comentários em resposta ao que foi questionado.